🤠 Pépite #62 : Créer un agent IA pour le support administratif

👩‍🏫 Ce que vous allez apprendre aujourd’hui :

• Pourquoi il FAUT absolument s'intéresser aux agents IA.
• Une idée de side business à lancer pour réduire la charge administrative.
• Comment la mettre en œuvre dans une niche à fort potentiel.

⏱ Temps de lecture : 20 minutes.

Hey les Cow-Boys 👋 !

Je tenais tout d'abord à m'excuser pour le manque de publications ces dernières semaines.

L'un de mes projets phare (La Ferme de Willambroux) a occupé une place importante et j'ai du faire un gros focus dessus suite à des soucis d'association.

Les choses se calment et me voilà donc de retour avec des publications régulières.

Pour rattraper le coup, je vais vous envoyer du contenu plus régulier.

Merci pour votre compréhension et fidélité.

J'ai également prévu de relancer activement ma chaîne Youtube et de très chouettes intervenants arrivent très prochainement pour partager du contenu à haute valeur.

Il est grand temps de vous y abonner si ce n'est pas encore fait. Premier objectif pour moi : les 1000 abonnés.

Let’s go pour cette nouvelle idée !

💭 Préambule

S'il y a bien UNE chose que je déteste dans l'entrepreneuriat, c'est le travail administratif.

Récupérer des factures, préparer ma compta, répondre et gérer le support dans ma boîte mail...

L'administratif et moi, c'est loin d'être une histoire d'amour.

C'est plutôt une véritable aversion.

J'ai déjà évoqué une idée assez similaire avec la création d'assistantes virtuelles chargées de gérer l'administratif.

Mais quelques mois plus tard, avec les automatisations et l'arrivée récente des agents IA, j'ai vu une belle opportunité de side business pour enlever l'épine du pied de nombreux entrepreneurs. Et cela à moindre coût.

Le marché est énorme et les secteurs variés.

Découvrons plus en détail cette nouvelle idée.

💡 Résumé de l’idée

Créer un agent IA qui automatise le support administratif des freelances, indépendants et TPE : réponses aux mails clients, préparation, relances et envoi de factures, archivage de documents, résumé de réunions ou comptes-rendus etc.

💭 Contexte

Durant des années, j'ai tellement procrastiné sur l'administratif que cela m'a joué des tours. Et même coûté de l'argent : amendes de retard, surcharge de travail pour mon comptable... sans compter le manque de visibilité financière dans mon activité. Rien de bon, sachant que je conseille tout le contraire aux gens que j'accompagne.

En 2012, je n'en pouvais plus. Ma compagne m'a gentiment proposé de m'aider en voyant que cela me donnait des sueurs froides (merci chérie).

J'ai vécu une véritable délivrance ! Un avant et un après !

À tel point qu'il me serait totalement impossible de revenir en arrière à moins de tomber en déprime.

Aujourd'hui, les outils sont là pour "remplacer" progressivement une partie du travail que ma compagne effectue. On y travaille ensemble, car, elle non plus, ne prend pas de plaisir à ces tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

😬 Problème à résoudre (Pain)

Les indépendants passent en moyenne 20 à 30 % de leur temps sur des tâches administratives non facturables. Dans cet article de Time etc, on parle même de 36 % du temps dédié à des tâches comme la facturation, l'encodage de données et les commandes variées.

Ces "heures perdues" représentent une perte énorme :

1. Une perte d'argent : ces heures sont littéralement perdues et non facturées.

2. Une perte de temps : on peut décider de travailler plus et de gagner plus... Ou tout simplement d'utiliser ce temps gagné pour faire autre chose : du sport, se détendre, profiter de la famille.
3. Un stress : elles représentent aussi souvent une forme "stress mental" lorsqu'il faut gérer les relances URSSAF, les contrats clients, les échéances fiscales, les rappels de paiements, etc.

Des conséquences collatérales

Outre la perte de temps et d'argent, le manque de rigueur et de suivi de certaines tâches essentielles à la bonne tenue administrative et comptable peut avoir un tas d'autres conséquences, parfois désastreuses.

• Le manque de suivi ou les retards (TVA ou ONSS, par exemple) : engendrent des amendes, des majorations et des intérêts de retards.
• Les erreurs ou distractions (devis, facturation...) : peuvent entraîner des risques financiers.
• Les manquements : tickets, factures... empêchent des déductibilités fiscales.

Sans compter le stress ou l'inconfort que génèrent ces journées passées à récolter les pièces comptables lorsque ce dernier nous met la pression à la clôture d'un trimestre ou d'un bilan.

🟢 Signal

Outre le fait que la majorité des indépendants n'apprécie pas ce travail administratif et comptable, il y a également d'autres changements et signaux de marché qui témoignent de l'intérêt et de l'opportunité.

L'explosion du nombre d’indépendants

• En France, 1 actif sur 10 est désormais indépendant (source : INSEE, 2023).
• Plus de 2,3 millions de micro-entrepreneurs actifs (source : URSSAF).
• +26 % d’inscriptions en microentreprise entre 2019 et 2023.

Nous sommes dans un marché en croissance. Et les prédictions sont plutôt vers une accélération de ce phénomène.

Tous les indépendants doivent gérer ce travail administratif/comptable qui vient prendre une place énorme dans leurs journées.

Le manque d'éducation numérique se creuse

“Je fais encore mes devis avec Word...”

D'un côté, il y a ceux qui n'ont pas encore réalisé de véritable transformation numérique.

Ils sont encore à la prise de note papier, font leurs devis sur Word/Excel et ont une utilisation basique des mails.

Là où, aujourd'hui, nous en sommes aux prises de notes et résumés faits par un agent IA, à la création de tunnels de vente et à la facturation 100 % automatisé.

Ce fossé vient de se creuser en l'espace de moins de deux ans avec l'arrivée de l'IA. Et il risque d'amener à une véritable "cassure" sociétale.

Il y aura ceux qui évoluent et qui utilisent tous ces outils. Et ceux qui resteront sur le carreau. Ils deviendront en quelque sorte les "analphabètes" du nouveau monde dans lequel nous vivons.

Ce qui nous amène au point suivant.

L’IA générative atteint sa maturité technique

Il y a une dizaine d'années, les premiers outils d'automatisation ont vu le jour.

J'utilise personnellement Zapier depuis 2015. Et depuis le jour où j'ai réalisé moi-même ma toute première automatisation, j'ai eu un véritable "déclic" mental.

J'ai vu la puissance ce cet outil pour réaliser des tâches que je faisais "à la main". J'ai pu créer des side business pratiquement 100 % automatisés grâce à cela !

Ci-dessous, Shubham Sharma nous explique les automatisations qui font tourner son business.

L'arrivée des agents IA

J'ai demandé une petite définition de ce qu'est un agent IA à ChatGPT.

Il est aussi important de comprendre le nouveau "saut" que nous venons de faire en passant des automatisations aux "agents" qui permettent d'ajouter un niveau de complexité et une certaine forme d'humanisation dans les automatisations.

Si vous voulez vous familiariser davantage avec les agents, n'hésitez pas à aller regarder l'une ou l'autre vidéo sur le sujet sur YouTube.

Cela vous ouvrira un peu les yeux sur les possibilités étendues qui s'offrent à nous aujourd'hui.

Personnellement, je suis le travail de Yassine Sdiri ainsi que les chaînes ExplorIA et ExplorIA Business. Ces deux Youtubeurs donnent des exemples et cas d'usage très concrets sur l'utilisation de l'IA et des agents.

Dans la vidéo ci-dessous, vous pourrez découvrir en quoi consistent les agents ainsi que des cas d'usage concrets : support client, vente, création de campagnes marketing... Plusieurs thématiques y sont abordées. De quoi vous montrer le potentiel de ces agents pour pratiquement tous les business et cas de figure.

✌️ Opportunité

Tout le monde n'est pas logé à la même enseigne

Sur le point administratif, tout le monde n'est pas logé à la même enseigne. Certains métiers sont encore plus touchés que d'autres.

Que cela soit par un flux ou une charge plus importante du travail "administratif" ou d'un point de vue du fossé qui les sépare du "nouveau monde" dans lequel nous entrons.

Je pense, par exemple, aux métiers suivants :

• Les freelances et créatifs : graphistes, développeurs indépendants, coachs, formateurs, consultants. Ils sont généralement en mode solo. Donc tout repose sur eux : prospection, devis, factures, comptes-rendus de réunions, suivi des emails, relances, etc. Ils facturent à la mission et ont souvent beaucoup de microtâches contractuelles.
• Certaines professions libérales : thérapeutes, avocats, experts-comptables, infirmiers libéraux, par exemple. En plus des éléments ci-dessus, ils doivent en outre respecter des obligations légales strictes (ex. : conservation de documents, rapports clients/patients…).
• Les petites structures et agences : le dirigeant cumule les rôles, chef de projet + RH + DAF + standardiste. Le besoin de structuration est là, mais le budget pour externaliser n’existe pas toujours. L’accumulation des obligations (paie, assurances, contrats...) est énorme, tout comme cette charge administrative qui peut représenter bien plus que 20 à 30 % du travail !
• Les artisans : les plombiers, électriciens, couvreurs, peintres, carreleurs, menuisiers, maçons… Ils n'ont pas d’horaires fixes et l’administratif se fait le soir, le week-end, ou à la va-vite sur le téléphone ou dans la camionnette entre deux chantiers.

Il y a donc une foule d'opportunités pour créer des agents IA adaptés aux différents métiers.

💪 La solution

Il s'agit ici de proposer de réduire la charge mentale liée à une série de tâches que je catégorise dans la case "administratif".

Cela en proposant la mise en place "technique" d'agents IA, capables de gérer une bonne partie de ce travail pour une cible donnée.

Nous verrons dans un instant dans la mise en œuvre l'importance de toujours "nicher" son service pour démarrer afin de ne pas s'éparpiller, car le sujet est plutôt vaste si on l'attaque de manière large.

🐵 Public cible

Nous avons pu identifier ci-dessus une série de cibles : les freelances, les professions libérales, les petites structures et agences ou encore les artisans.

Mais le potentiel ne se limite pas à ces cibles. Il est aussi large que va votre imagination tant qu'il y a un travail administratif à automatiser et déléguer à un agent. Mais disons que pour ces derniers, le besoin est assez évident tellement la charge administrative est importante.

Pour l'exemple, je vais choisir une profession en particulier. J'ai décidé de mettre en place des agents IA pour les fiduciaires (comptables). Cela me permettra d'aller plus loin et plus concrètement dans la mise en œuvre. 

💰 Monétisation

Il existe de nombreux moyens de monétiser ce type de service.

Vous pouvez envisager une tarification "à la journée". Un peu comme un consultant ou développeur qui, sur base d'un cahier des charges, va développer un site internet ou une application.

Vous pourriez également modéliser votre offre sur base du "gain" en temps et donc en argent que vous apportez à vos clients.

Vous pourriez aussi partir sur un montant fixe mensuel comprenant de la "maintenance" du système mis en place.

Bref, il existe une foule de possibilités. Le modèle économique est à creuser et dépendra pas mal de votre propre philosophie, de votre ambition et vision de ce (side) business.

⛏️ Mise en œuvre MVP et stack technique

J'ai de bonnes connaissances en ce qui concerne les automatisations, car j'en ai mis en place dans toutes mes activités et pour de nombreux clients. Par contre, je suis encore en train de découvrir l'univers des agents IA et je commence seulement à les implémenter dans mes activités.

Je vais donc essentiellement développer les premières étapes. Mais je n'irai par contre pas dans les détails de la mise en place concrète et technique des agents. Cela demande de creuser davantage le sujet et surtout de faire des tests des différents outils.